Organiser un voyage d’entreprise réussi : 10 astuces pour trouver la meilleure destination et fidéliser vos clients
Avec leurs métiers sédentaires, les voyages d’entreprise apparaissent comme une aubaine pour trouver de l’opportunité et de la variété. Quand il s’agit d’en organiser une, on fait face à ce défi unique: saisir l’occasion et assurer un voyage mémorable pour tous les participants. Mais comment réussir cette tâche? Cet article explique les étapes essentielles pour réussir à organiser un voyage d’entreprise qui soit professionnel et riche en expériences inoubliables!
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Comment organiser un voyage d’entreprise ?
Les voyages d’entreprises sont des déplacements organisés par une société à destination de collaborateurs ou clients. Ils sont souvent motivés par des objectifs particuliers : fidélisation de la clientèle, motivation des salariés, renforcement des liens entre les équipes et offrir une expérience inoubliable.
Définir le type de voyage d’entreprise
a. Déterminer les objectifs du voyage: pour choisir la bonne destination et préparer le voyage, il est important de bien connaître les objectifs du voyage.
Les entreprises qui cherchent à encourager l’esprit d’équipe peuvent se tourner vers un lieu ensoleillé tel que la côte amalfitaine italienne pour pratiquer des activités extérieures telles que le kayak ou la plongée sous-marine. Pour les entreprises qui souhaitent motiver leurs employés avec une récompense grandiose, une escapade au Maroc peut être très intéressante avec l’expérience unique des villes impériales
b. Choisir la destination en fonction des objectifs: une fois que vous avez défini clairement les objectifs principaux de votre voyage d’entreprise, il est temps de commencer à planifier en détail le reste du voyage.
Vous devrez prendre en compte divers facteurs tels que le budget total dont vous disposez, les moyens de transport recommandés pour atteindre votre destination, la durée du séjour et les hôtels disponibles sur place
Quand organiser le voyage ?
a. Vérifier la météo: si votre voyage est destiné aux participants du personnel ou à la clientèle, vous devrez prendre en compte certaines conditions météorologiques avant de prendre une décision finale sur la date et l’endroit où vous allez partir en vacances.
N’oubliez pas qu’un climat tropical n’est pas toujours favorable aux excursions à l’extérieur si cela implique une exposition prolongée au soleil ! En outre, si votre groupe compte des personnes âgées ou des jeunes enfants, il serait sage de choisir un endroit plus frais pour maximiser leur confort et minimiser les risques
b. Déterminer le meilleur moment pour organiser le voyage: en termes pratiques, il est important de considérer différents aspects tels que les jours fériés locaux, les prix des billets d’avion et les disponibilités des hôtels.
Les mois de mars à mai constituent généralement la période la moins fréquentée et donc celle qui est la moins chère pour voyager. De plus, si votre voyage se déroulera durant une période du festival ou des vacances locales, sachez que vous devrez payer un supplément pour l’organisation et le transport
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Préparer le voyage
a. Réserver les vols et les hôtels: une fois que vous aurez choisi la destination idéale et que vous aurez déterminé la date à laquelle votre groupe partira en voyage, il sera temps de réserver le transport et les logements nécessaires pour votre séjour.
Ces frais sont souvent supportés par l’entreprise qui organise le voyage d’affaires, mais il est important d’inclure dans votre budget toutes les taxes et autres frais supplémentaires liés aux services de transport
b. Organiser les activités et les excursions: les entreprises cherchant à motiver leurs employés peuvent également organiser différentes activités sur place comme des visites guidées, des déjeuners gastronomiques ou encore des spectacles locaux.
Il est recommandé de contacter directement un prestataire spécialisé pour clarifier toutes les questions relatives aux tarifs et à la logistique des activités proposées
Gérer les dépenses et les budgets
a. Établir un budget et le respecter: avant de partir en voyage, il est essentiel de planifier précisément chaque aspect lié au budget.
Dans ce domaine, l’envoi anticipée d’alertes budgétaires aux managers responsables du voyage peut être très utile pour assurer le bon déroulement du projet sans surprises inattendues durant le séjour
b. Gérer les dépenses et les factures: lorsque vous participez à un voyage d’entreprise, il est essentiel de tenir à jour toutes les factures afin de contribuer à une comptabilité plus transparente de l’ensemble du processus.
L’utilisation d’un logiciel professionnel peut être très utile dans ce type de cas car il permet aux gestionnaires d’accumuler toutes les pièces justificatives dont ils ont besoin pour documenter correctement leurs rapports financiers
Assurer la sûreté des participants
a. Évaluer les risques et prendre des mesures de précaution: avant que le voyage ne commence, il est important d’évaluer les risques et de mettre en place des mesures de sécurité pour vous assurer que tout se déroule sans accroc.
Le groupe devrait également être informé des contraintes imposées par le lieu de séjour et les activités proposées
b. Fournir des informations sur la sécurité aux participants: afin de garantir une expérience agréable à l’ensemble du groupe, il convient d’instaurer un système de gestion des alerte qui permet d’agir rapidement en cas d’urgence ou d’accident.
Il faut également veiller à ce que chaque membre du groupe puisse joindre facilement un responsable du voyage si besoin et leur fournir toutes les informations nécessaires (travailleurs indépendants, adresses des hôtels, etc.)
Organiser un voyage entreprise peut être long et complexe. Bien qu’il soit possible de planifier le voyage en interne, il est parfois plus rentable et moins stressant de passer par une agence spécialisée.
Une bonne agence réussira à assembler tous les composants essentiels : destination, météo, infrastructures logistiques, sûreté… afin de créer un voyage qui restera gravée dans la mémoire collective
Bonjour, je travaille dans l’hôtellerie depuis mes 16 ans. Je suis maintenant gérant de plusieurs hôtels et je souhaite vous partager mes petits conseils sur ce métier difficile.